Blog · 15. Oktober 2026 · ca. 5 Min. Lesezeit

PayPal richtig abgleichen: Warum Steuerberater daran verzweifeln – und wie es einfacher geht

Montagmorgen, Kontoauszug: „PayPal Europe S.à r.l. – 1.483,17 €“. Eine einzige Zeile. Für den Shop sind das 14 Bestellungen aus drei Ländern, zwei Rückerstattungen und ein Kauf in Schweizer Franken. Für die Steuerberaterin ist es ein Rätsel. Genau hier beginnt das PayPal-Problem.

Warum PayPal so schwer abzugleichen ist

Bei einer normalen Überweisung gilt: ein Kunde, ein Betrag, ein Verwendungszweck. PayPal funktioniert anders. Es ist eher ein eigenes Konto zwischen Kunde und Bank – mit eigenen Regeln. Fünf Dinge machen den Abgleich mühsam:

1. Gebühren werden direkt abgezogen

Ein Kunde zahlt 100,00 €, auf dem PayPal-Konto kommen zum Beispiel 96,76 € an. Die Gebühr wird sofort einbehalten. In der Buchhaltung muss aber der volle Umsatz (100,00 €) und getrennt davon die Gebühr (3,24 €) stehen. Wer nur die Nettobeträge sieht, bucht den Umsatz zu niedrig – und die Gebühr fehlt als Kosten.

2. Eine Auszahlung = viele Bestellungen

Das Geld bleibt zunächst auf dem PayPal-Konto und wird gesammelt aufs Bankkonto übertragen – manuell oder automatisch. Auf dem Kontoauszug steht dann nur ein Betrag ohne Bestellnummern. Welche Zahlungen darin stecken, sieht man nur im PayPal-Konto selbst.

3. Währungsumrechnung

Zahlt ein Kunde in CHF, GBP oder USD, rechnet PayPal um – zu einem eigenen Kurs, der oft einen Aufschlag enthält. Der umgerechnete Betrag passt dann weder zum Bestellwert in Fremdwährung noch zum Tageskurs. Die Differenz muss irgendwo hin.

4. Rückerstattungen, Teilerstattungen, Käuferschutz

Erstattungen werden mit späteren Zahlungen verrechnet. Bei Käuferschutzfällen wird Geld zurückgehalten oder zurückgebucht. Eine Auszahlung kann deshalb kleiner sein als die Summe der Verkäufe – ohne dass das auf dem Kontoauszug erkennbar ist.

5. Zeitversatz

Bestellung im September, Auszahlung im Oktober: Ohne saubere Zuordnung landen Umsätze im falschen Monat – unangenehm für die Umsatzsteuer-Voranmeldung.

Ein Beispiel

Auf dem Kontoauszug steht nur die letzte Zeile. Alles darüber muss man sich zusammensuchen.

Wie es sauber geht

Viele Steuerberater empfehlen, PayPal in der Buchhaltung wie ein eigenes Bankkonto zu führen: Jede Zahlung, jede Gebühr und jede Erstattung wird dort einzeln gebucht, die Auszahlung ist nur noch eine Umbuchung zwischen PayPal und Bank. Dafür braucht man die vollständige Transaktionsliste aus PayPal – und jemanden, der jede Zeile der richtigen Bestellung zuordnet. Genau das kostet Zeit.

Ob und wie du das in deinem Fall umsetzt, klärst du am besten mit deiner Steuerberatung – dieser Artikel ist keine Steuerberatung.

Was ZentryaHub dabei übernehmen soll

ZentryaHub gleicht Bankeingänge heute schon automatisch mit Bestellungen und Rechnungen ab (zum Beispiel 3S Money, Wio und CSV-Kontoauszüge). Der PayPal-Abgleich ist in Entwicklung und soll genau die Schritte oben übernehmen:

• jede PayPal-Zahlung der passenden Bestellung zuordnen,
• Brutto-Umsatz, Gebühr und Währungskurs getrennt ausweisen,
• Erstattungen der ursprünglichen Bestellung zuordnen,
• eine Sammelauszahlung in ihre einzelnen Bestellungen aufschlüsseln,
• alles sauber an die Buchhaltung übergeben (heute Odoo, andere Systeme auf Anfrage).

Das Ziel: Auf die Frage „Was steckt in den 1.483,17 €?“ gibt es eine Antwort mit einem Klick – für dich und für deine Steuerberatung.